首席律师
    徐玮康律师 毕业于复旦大学法学院,北京盈科(上海)律师事务所 合伙人律师。

    执业期间曾为国内外多家知名上市公司、集团、企业提供法律服务,客户行业主要涉及金融、贸易、投资、房产、软件、品牌管理、电子商务等多个领域。擅长为境内外公司起草、审阅及制作各类中英文法律文件、为公司设立及日常经营出具法律意见,从事尽职...

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如何建立企业的商业秘密保护制度?

 

          笔者在为多家企业提供法律顾问服务过程中,有不少企业向笔者咨询企业商业秘密保护中所遇到的难题,也有些企业希望笔者为其建立一整套的商业秘密保护制度。笔者结合多年执业中累积的经验,谈一谈笔者在为客户企业构建商业秘密保护制度的思路。

基本上,企业通过两大层面来构建一整套完善的商业秘密保护制度,一是信息管理层面,另一则是员工管理层面。

 

信息管理层面

信息管理层面主要涉及到商业秘密的认定和分类制度、商业秘密及档案的保管制度、商业秘密的接触制度和商业秘密的披露制度四方面。

         首先,对于商业秘密认定和分类要建立相关的规章制度。何种信息才能被认定为商业秘密,需要采取保护措施?有的企业老总跟笔者交流时提到,他认为只要与他的企业相关的信息都是企业的商业秘密,都需要保护。其实,这样的见解并不合理,也不实际。企业经营过程中,信息的交流是不可避免的,对企业信息流动的过分限制,反而会造成企业经营效率的下降。同时,由于无法体现对企业核心机密的特殊保护,不能引起员工对核心机密保密的重视,可能会产生适得其反的效果。企业要建立一个合理、高效的商业秘密保护制度,对商业秘密的认定和分类工作是基础。企业要对相关信息的价值进行适当的评估,并对信息进行择选,对其中有相当商业价值的信息进行定位和分类(确定该信息的秘密等级,对于越高商业价值的信息给予越高的秘密等级,采取越严格的保密制度)。当然在企业获取新的商业信息,并发现该商业信息具有相当商业价值的时候,应当及时对该信息进行定位和分类并采取保密措施。

          其次,商业秘密及档案保管制度是非常重要的环节。在企业经营过程中,员工的流动是不可避免的,要让企业的商业秘密不随员工的离职而流失,就要有完善和严格的商业秘密及档案保管制度。企业的商业秘密及其他有价值的信息都应当被记录并载于相应的载体之上,而不仅仅停留在员工的记忆中。如研发人员对所有的研发工作都要进行详细的研发记录,销售人员应当对客户的要求和喜好作具体的记录。这些记录、文件及资料在经过审核、校对后进行存档保管,并对该些存档资料的借阅制订严格的审批制度。这样,即使发生员工离职的情况,也不会造成公司商业秘密的流失。

再者,商业秘密的接触也需要严格的管理。员工对企业商业秘密的接触要以其工作的需要为限,限制员工知晓其工作范围外的企业商业秘密。对于越高等级的商业秘密的接触范围应当局限在少数的企业高层,而企业的核心机密只有极少的人员知晓。企业的研发中心、实验室、档案室等场地的进出需要有相关的规章制度,无关人员应当禁止进入。另外,在可行的情况下,尽量将企业的商业秘密拆散并分散于多部门的员工中。例如对于某些研发工作采取分段研发,分段管理的措施。则个体的技术研发人员只了解到整体技术的某一部分而非全部,降低了整套技术信息被第三方获知的风险;又比如公司按销售区域划分部门,每一个部门中销售主管掌握其所负责的销售区域中的客户相关信息,则个别销售人员的离职,不会使企业整体的客户资源处于被泄露的风险中。

 

最后是商业秘密的披露制度。商业秘密的披露需要遵守严格的程序,在何种情况下,基于何种条件方能向第三方披露,各个级别的商业秘密的披露审批程序均应制订详尽可行的规章。员工因在公司经营或者业务开展过程中需要向第三方披露公司商业秘密的情况下,一定要事先经过公司的审核或者授权方可进行。在向第三方披露公司商业秘密的同时,一定要与第三方签订严格的保密协议,以提高第三方对所获取信息所应承担保密义务的重视程度,防止第三方由于轻视随意或者无意间泄露,造成公司的巨大损失。

 

 

员工管理层面

一般情况下,对可能接触到企业商业秘密的员工,企业所采取的管理措施是以《劳动合同法》的相关规定为基础,结合相应的培训措施、奖惩措施为辅助。

 

我国《劳动合同法》中第二十三、二十四条规定了企业可以与其员工就维护企业商业秘密,竞业限制期限及补偿进行约定。有的企业在与员工签订劳动合同时往往忽略了与员工同时签订一份保密协议,事实上,保密协议的签订是非常有必要的。普通情况下,员工对于企业商业秘密保护的重视程度要比企业投资人低的多,并且往往会在不经意间或者在与朋友的交流中将公司的一些信息透露出去。如果没有一份严格的保密协议来使员工对公司的信息保护引起足够重视,发生上述情况的机率会提高很多,员工也更加有可能为了自己的利益使用或者泄露企业的商业秘密。同时,万一发生员工侵犯企业商业秘密的情况,一份详尽约定保密事项、违反保密义务的责任承担内容的保密协议是企业寻求法律救济措施的重要依据。

 

竞业限制制度一般针对企业高级管理人员、高级技术人员和其他负有保密义务的人员而实施。企业可以根据这些人员的岗位特点和工作内容,获知企业商业或技术信息的具体特征因人而异地制订相应的竞业限制期限及补偿条件。在上述人员离职后,企业不单单要履行竞业限制的补偿义务,同时也要对这些人员的去向进行周期性的了解。因为一旦出现员工有违反竞业限制的行为,企业可以采取救济措施,避免损失的进一步扩大。笔者也曾经遇到过某些员工再就业的公司与原先就业的公司是否存在竞争关系非常模糊,员工并不认为其违反了竞业限制的约定,但从原公司的角度来说,公司的利益就处于非常危险的边缘。这种情况下,公司就应当及时采取法律手段来处理。有的企业选择在员工离职时,给予员工及其新公司一份函件,希望均能尊重原企业商业秘密,也不失为一个可取的方法。

 

在员工任职期间,企业对员工商业秘密保护意识的培训也非常重要。员工只有清晰地了解企业商业秘密保护制度的情况下,才能更好地去执行,对此引起足够的重视。例如员工对于废弃的业务资料、信息的处理不当,或者员工电脑的网络安全性问题都有可能造成公司商业秘密的不当泄露,而公司对员工的培训教育则能很好地解决这个问题。同时,有的企业对于员工保守商业秘密的行为设立一定的嘉奖制度,也能够很好地激励员工自觉地重视公司的商业秘密保护。

        如此,在以立体化的公司规章制度来建立一套完善的企业商业秘密保护制度,辅以可相应配合的详尽的员工劳动合同,基本上即可为一家企业的商业秘密提供非常有效的保护。

 

 

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